7 tanács a sikeres beszámolóhoz - Szolidaritási szerda 9.
A projekt lezárása után a beszámolás következik: összefoglaljátok miket értetek el és ez alapján értékelik a tevékenységeteket.
A beszámoló legalább annyira fontos, mint a pályázat – mi kell hát ahhoz, hogy jól sikerüljön?
Ahogy egyik előző cikkünkben írtuk, ha támogatást nyer a pályázatotok, akkor a szerződés megkötése után először a támogatás kb. 80%-át kapjátok meg, a maradék részét csak akkor, amikor már lezárult a projekt és beszámoltatok a tevékenységeitekről. Ha a projektetek során lényegesen kevesebb vagy rosszabb minőségű tevékenységet valósítottatok meg a tervezetthez képest, akkor a bírálók dönthetnek úgy, hogy ezt a 20%-ot nem kapjátok meg, sőt, akár a már kifizetett támogatás egy részét is visszakérhetik. A beszámoló egy másik okból is kiemelten fontos: ez alapján tudjuk felmérni, hogy mennyire volt sikeres a projektetek, a kiemelkedő tevékenységekről pedig gyakran hírt adunk vagy megjelenési lehetőséget biztosítunk a megvalósítóknak – így többen hallhatnak rólatok! Érdemes tehát a beszámolóra is legalább annyi időt szánni, mint annak idején a pályázat megírására, és már a projekt közben készülni erre a folyamatra.
A beszámolás a Beneficiary Module felületén történik. A hozzáférési jogosultságot már a projekt elején megkapjátok, ekkor le kell ellenőrizni, hogy a Projekt részletei és a Költségvetés menüpontok tartalma stimmel-e, a projekt során pedig ki kell tölteni a többi részt (pl., ha igényeltetek rendkívüli támogatást, akkor az ahhoz tartozó összegeket). Ezek kitöltése után itt tudjátok elérni a beszámoló űrlapot, ahol a pályázathoz hasonlóan különböző kérdésekre kell válaszolnotok. A beszámoló benyújtására 60 napotok van a projektidőszak vége után. Most pedig lássuk, mikre érdemes odafigyelni a beszámoló írása és összeállítása közben!
1. Olvassátok újra a leadott pályázatotok!
Mielőtt nekivágtok a beszámoló megírásának, érdemes átfutni, hogy hónapokkal ezelőtt pontosan mit is írtatok a pályázatban, még akkor is, ha úgy érzitek, hogy mindenre emlékeztek. Ezután könnyebb lesz visszautalni az ott megfogalmazott célokra és biztosan nem felejtitek el, ha a projekt megvalósítása közben valami változott. Ezeket a változásokat a beszámolóban külön indokoljátok meg, még akkor is, ha a projekt közben jeleztétek azokat a nemzeti irodának!
Jó tudni: a beszámolókat a pályázatokhoz hasonlóan külsős szakértők is értékelik. Ők tartalmi szempontból vizsgálják a leadott anyagot, és azt is nézik, hogy a pályázatban megfogalmazott célokhoz képest miket értetek el. A külsős szakértők nem a nemzeti iroda közvetlen munkatársai, ezért kifejezetten fontos, hogy a beszámolóban elolvashassák az esetleges változások okát.
2. Legyen ez is közös munka!
Akárcsak a pályázatírást és a projektmegvalósítást, a beszámolást is csináljátok közösen. Érdemes lementeni a kérdéseket, és felosztani aszerint, hogy ki melyiket válaszolná meg szívesen. Az űrlapban különböző kérdések vannak: van, amelyik a megvalósított tevékenységekre vonatkozik, van, amelyik az elért célra, de többek között a projektmenedzsment, a felmerült problémák és az általatok bejárt tanulási ív is külön kérdést kap. Ha felosztottátok, hogy ki melyik témakörre válaszol, akkor érdemes egy szerkesztőt is kiválasztani, aki a végén átolvassa az egészet, kiveszi a felesleges ismétlődéseket, átnézi az esetleges helyesírási hibákat, valamint megteremti a logikai ívet és koherenssé teszi a beszámolót.
3. Gyűjtsétek előre a szükséges dokumentumokat!
A beszámolóhoz különböző dokumentumokat kell majd leadnotok. Ilyen például (ha volt coach-otok) a coach munkaidőnyilvántartása, (ha a pályázatban igényeltetek) a rendkívüli költségekhez tartozó számlák, valamint az egyes kommunikációs megjelenések is. Azt, ha valahol hír jelent meg a projektetekről, érdemes print screennel és linkkel is lementeni (néha a link elévül, ilyenkor jó, ha van képi bizonyíték is), illetve befotózni, ha offline megjelenés lenne (fénykép az újságcikkről, arról, hogy megjelentetek egy rendezvényen, stb.).
Jó tudni: a projekteteket kiválaszthatják ún. tételes ellenőrzésre, és bekérhetik pl. a rendkívüli költségeket igazoló számlákat. Erre is készüljetek tudatosan!
4. Mérjétek fel a projekt hatását!
A pályázat benyújtásakor már végiggondoltátok, hogy milyen módokon tudjátok felmérni a projekt eredményeit. Hány embert értetek el a projekt során? Milyen hatással voltatok a célcsoport életére? Ezeket a hatásokat mindenképpen foglaljátok össze a beszámolóban, és ha lehet, mennyiségi és/vagy minőségi mutatókkal is támasszátok alá az eredményeiteket!
Jó tudni: a különböző hatásmérő mutatókról itt írtunk többet.
5. Térjetek ki a gyengeségekre is!
Egyik projekt sem tökéletes. Ne féljetek felvállalni a saját projektetek nehézségeit, hibáit! Ha tudatosan álltok a felmerült kihívásokhoz, megoldásokat kerestek rájuk, és ezt a folyamatot leírjátok a beszámolóban, azt mutatja, hogy felelősségteljesen kezelitek a helyzetet és tanulási lehetőséget láttok benne. Márpedig a szolidaritási projektek erről (is) szólnak!
6. Beszéljétek meg, merre fejlődtetek a projekt során!
A projekt vége felé érdemes egy külön találkozót arra szánni, hogy megbeszéljétek, ki miben fejlődött a projekt hatására. Új nézőpontokat adhat, ha ezt nem egyedül gondoljátok végig, hiszen néha kívülről könnyebb észrevenni ezeket a változásokat (pl.: lehet, hogy az egyik csoporttag előadói készsége sokat fejlődött, de ezt ő a lámpaláza miatt nem vette észre). Ezeket a fejlődési utakat már a megbeszélés során írjátok le, hogy később csak be kelljen másolni a beszámoló releváns részéhez!
Jó tudni: a beszámoló részeként egyénileg egy kérdőívet is ki kell majd töltenetek. Ez elsősorban a személyes fejlődésetekről szól majd, és nem a projekt megvalósításáról - ezzel is reflektálhattok az élményeitekre, arra, hogy milyen hatással volt rátok a projekt.
7. Gondoljátok végig, mit hoz a jövő!
Az adott szolidaritási projekt zárása még nem jelenti azt, hogy az egész kaland véget ért. Szeretnétek a továbbiakban is folytatni, fenntartani a projektet? Esetleg időközben felmerült egy újabb módszer, amivel a célotokat tudjátok támogatni, vagy az adott módszert tudnátok még tovább fejleszteni? Szeretnétek még egy szolidaritási projektet megpályázni vagy a mostani eredményei teljesen önjárók lettek? Esetleg más, az adott témában tevékenykedők számára tudnátok még fejlesztési lehetőségeket megfogalmazni? Bárhogy is, mindenképp írjátok le a beszámolóban!
Ha kérdésetek lenne szolidaritási projektek megvalósításával kapcsolatban, írjatok nekünk az esc@tpf.hu címre!
Olvassátok el a Szolidaritási szerda cikksorozat összes részét!
Ha kérdés merülne fel vagy szeretnétek még egy témáról többet megtudni, írjatok a Facebook oldalunkon!
Olvassátok el a Szolidaritási szerda cikksorozat összes részét!
- A szolidaritási projektek alapjai
- 3 kérdés a célotokról
- 5 tanács a sikeres projekthez
- 3+1 tipp a csapatmunkához
- A pályázatírás 5 lépése
- 7 dolog, amin elcsúszhat a pályázat
- Mi történik a pályázat benyújtása után?
- 5+1 kérdés a hatékony kommunikációhoz
- 7 tanács a sikeres beszámolóhoz