Szolidaritási projektek megvalósítása és beszámolás

Támogatást kapott a szolidaritási projektetek és szeretnétek tudni a következő lépéseket? Olvassátok el leírásunkat!

1) Szerződéskötés

Ha támogatást kapott a projektetek, akkor a megvalósítás előtt szerződést kell kötnötök a magyar nemzeti irodával, a Tempus Közalapítvánnyal. A szerződéskötés folyamatával kapcsolatban kollégáink fogják keresni azt a kapcsolattartó személyt, akit a pályázatban megadtatok.

Kérdés esetén vagy további információért erre a címre tudtok írni: szerzodesek_ifjusag@tpf.hu.

A korábbi évekre vonatkozó Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) tájékozódás céljából elérhetőek a linkre kattintva.

2) Megvalósítás

A projektről és eredményeiről való kommunikáció

Amellett, hogy megvalósítjátok a terveiteket, hírt is kell adnotok arról, hogy milyen tevékenységeket csináltok az Európai Szolidaritási Testület támogatásával. De mit érdemes tudni a kommunikációról?

1. Nektek is hasznos, ha átgondolt a kommunikáció

Az EU által támogatott projektek esetén fontos, hogy minél szélesebb körhöz eljusson a projektek híre, és így minél láthatóbbá váljon a Szolidaritási Testület is. Emellett nektek is fontos, hogy jól átgondolt legyen a kommunikációtok, hiszen így könnyebben eléritek a célcsoportot; láthatóbbá teszitek a törekvéseiteket és az eredményeiteket; hosszú távon egyfajta „csoport brandet” is kialakíthattok.

2. Be kell tartani a Szolidaritási Testület elvárásait

A pályázatotokra vonatkozó pályázati útmutatóban mindig megtaláljátok, hogy milyen kommunikációs elvárásokat támaszt a projektetek kapcsán az EU. A projektetek és annak eredményei kapcsán világosan kommunikálnotok kell, hogy uniós támogatással valósultak meg, valamint az EU jelképének szerepelnie kell az olyan kommunikációs anyagokon, mint weboldal, kiadvány, rendezvényarculat, a projekthez tartozó közösségi média oldal stb.

Emellett természetesen kitalálhattok és használhattok saját logót is, hogy láthatóvá tegyétek a munkátokat.

Tipp! Az EU-s logóhasználatról itt tudhattok meg többet. Ha a projekteteket teljesen a Szolidaritási Testület támogatja, akkor Az Európai Unió támogatásával, ha pedig részben, akkor Az Európai Unió társfinanszírozásával feliratú logót használjátok.

3. Néhány apróság láthatóbbá teszi a munkátokat

A Szolidaritási Testület projektjeit az ESC Projects aloldalon gyűjtik össze. Ide azok a projektek kerülnek fel, amelyek támogatást kaptak – a rendszer automatikusan emeli át a pályázati anyagotok angol összefoglalóját.

A közösségi oldalakon érdemes az #EUSolidarityCorps és az #ESC hashtageket használni. Így könnyebben megtalálhatók a posztjaitok, és a kiemelten fontos híreket mi is meg tudjuk osztani az Erasmus+ ifjúság és Eurodesk Facebook oldalon vagy az Eurodesk Hungary Instagram történeteiben!

Emellett a Projektélmények menüpont alá is várjuk írásos beszámolóitokat, amivel másoknak is meghozhatjátok a kedvét szolidaritási projektek megvalósításához. Ha élni szeretnétek ezzel a lehetőséggel, írjatok az ifi_komm@tpf.hu címre!

Tipp! További kommunikációs tippeket is olvashattok a linkre kattintva.

3) Beszámolás

Beneficiary Module

A Beneficiary Module az Európai Bizottság által kifejlesztett projektkövetést és beszámoló készítést támogató webes eszköz, amit az Európai Szolidaritási Testület kedvezményezettjei is használnak. Ez a megkötött támogatási szerződéssel összhangban tartalmazza a projektekkel kapcsolatos legfontosabb adatokat (projekt időszak, megítélt támogatás stb.).

A Beneficiary Module:

kérdőíves beszámolókat generál a résztvevőknek – résztvevői kérdőív sablonok évenkénti bontásban elérhetők a linkre kattintva;
valamint lehetővé teszi a felvitt adatok alapján a pályázati beszámoló elkészítését – szakmai beszámoló űrlap sablonok évenkénti bontásban elérhetők a linkre kattintva.

>> Útmutató a Beneficiary Module használatáról

A Beneficiary Module eléréséhez az EU Login azonosítóval kell belépni. Fontos! A projekt eléréséhez azzal az e-mail címmel kell belépnetek, amelyikre a Beneficiary Module az automatikus értesítést küldte. Ez az az e-mail cím, amit a pályázatban kapcsolattartásra megadtatok. Ha ehhez az e-mail címhez nem tartozik EU Login fiók, létre kell hozni egyet azért, hogy hozzáférjetek a pályázathoz. EU Login regisztrálás a linkre kattintva lehetséges.

A pályázatok követése és a beszámolás menete:

1. A projekt kezdetekor (amikor az e-mailes automatikus értesítést megkapjátok a felület elérhetőségéről a támogatási szerződés aláírását követően) be kell lépnetek a Beneficiary Module-ba. Itt ellenőrizni kell a meglévő adatokat:

a szerződés adatait a Részletek menüpontban,
valamint a megítélt támogatás összegét a Költségvetés menüpontban.

2. Ezt követően fel kell vinnetek a BM rendszerébe az összes megvalósító csapattagot. Ezt a Résztvevők menüben a Létrehozás gombbal tudjátok megtenni. Már pályázatbenyújtáskor regisztráltatok az Európai Szolidaritási Testület portálján (ESC portál), ahol megkaptátok a PRN azonosítótokat. A Beneficiary Module-ba egyesével, a PRN-ek révén tudjátok átemelni a profiljaitokat az Európai Szolidaritási Testület portálból. A rendszer az összes mezőt automatikusan kitölti, ezeket az információkat nem tudjátok módosítani, csak azt tudjátok bejelölni, ha valaki kevesebb lehetőséggel rendelkező.

3. A Rendkívüli támogatás oldalon kell a felmerült költségeket rendkívüli támogatásként rögzíteni.

4. Az adatvédelmi szabályok miatt az az információ, hogy egy kevesebb lehetőséggel rendelkező projektmegvalósító milyen nehézséggel néz szembe, nem kapcsolódhat közvetlenül a megnevezett személyhez. Ezért, ha a szolidaritási projektetek megvalósításában kevesebb lehetőséggel rendelkező csapattag is részt vesz, akkor az ehhez kapcsolódó információkat a Kevesebb lehetőséggel rendelkező menüpontban kell összefoglalnotok. Ezeket az adatokat a rendszer nem tölti ki automatikusan a résztvevők adatai alapján.

5. A Költségvetés fülön ellenőriznetek kell, hogy az automatikusan kalkulált összeg megfelelő-e. Ha eltérést tapasztaltok az elszámolni kívánt összegtől, akkor javítani kell az adatokat a Költségvetés vagy a Rendkívüli támogatás oldalon.

6. A záróbeszámoló részeként a projekt végén a rendszer automatikusan küld egy kérdőívet a megadott e-mail címeitekre, amely a benyújtást követően megjelenik a rendszerben. Ezért is fontos, hogy a projektet megvalósító csapattagok adatait még a megvalósítás elején emeljétek át a Beneficiary Module-ba. A kérdőíveket a nemzeti iroda ellenőrzi a beszámoló értékelése során.

7. A szakmai beszámoló elkészítése a Beszámolók menüpontban történik a projekt végeztével, minden adat felvitele után. A tartalmi részek kitöltése és a megfelelő dokumentumok feltöltése után a Benyújtás gombra kattintva tudjátok benyújtani a beszámolót. A benyújtást követően a felvitt adatokat már nem módosíthatjátok.

Problémák a Beneficiary Module használata közben

Ha valamilyen problémába ütköztök a Beneficiary Module használata közben, olvassátok el a Beneficiary Module útmutatót! Ha az útmutatóban sem találtok megoldást, forduljatok hozzánk, a nemzeti iroda munkatársaihoz, a hibabejelento.tpf.hu oldalon. Ha szakmai vagy pénzügyi kérdésetek merülne fel a beszamolas_ifjusag@tpf.hu címen éritek el a nemzeti iroda munkatársait.

Általános tudnivalók a beszámoló elkészítéséhez

A támogatott pályázatok beszámolásával és a költségek elszámolhatóságával kapcsolatos részletes tudnivalókról a linkeken lehet tájékozódni:

Fontos, hogy arra az évre vonatkozó általános útmutatót vegyétek alapul, amelyik évben a pályázatotokat benyújtottátok!