Hogyan pályázhattok szolidaritási projektre?

Itt elolvashatjátok, mi a szolidaritási projektek pályázatbenyújtásának menete!

Szeretnétek valami jót tenni a közösségetekben, és ehhez az Európai Szolidaritási Testület támogatására pályázva szolidaritási projektet valósítanátok meg? 

Van egy jó szolidaritási projekt ötletetek, de elakadtatok a projektkidolgozás és a pályázás folyamatában? Igényeljétek egy szakember segítségét, jelentkezzetek szolidaritási projektek kidolgozását segítő támogató programunkra!

Csoport_fiatal_projektet_tervez

A pályázatbenyújtás lépései

1. A projektet megvalósítani tervező összes fiatalnak regisztrálnia kell az Európai Szolidaritási Testület portálján. Itt egyéni regisztrációs számot (PRN-t – Personal Registration Numbert) kaptok, amelyet később a pályázati űrlapon kell megadni, enélkül nem adható be pályázat.

2. Választani kell egy csoportvezetőt, aki képviseli majd a csoportot.

3. Kétféleképpen lehet pályázni, ezért el kell dönteni, hogy ez hogyan történik, ki nyújtja be a pályázatot:

a) a fiatalok csoportja vagy;

b) egy őket segítő, jogi személyiséggel rendelkező szervezet/intézmény.

Ezután vagy az egyik, vagy a másik leírást kell követni, annak megfelelően, ki lesz a pályázat benyújtója:

a) Ha a fiatalok csoportja a pályázó:

4. Legelső lépésként egy ún. EU Login fiókot kell létrehoznotok az Európai Bizottság által üzemeltetett hitelesítő rendszerben. Az EU Login fiók létrehozásához érdemes elolvasni az EU Logint bemutató segédanyagot is.

5. Csoportként, a csoportotok nevének megadásával regisztrálnotok kell az Organisation Registration System felületén. A regisztrációt a csoportvezető végezze el, a következő dokumentumok feltöltésével: 

FONTOS! Az ifjúsági munkában aktív fiatalok csoportja akkor vehet részt az Európai Szolidaritási Testület ifjúsági projektjeiben, ha megfelel az alábbi követelményeknek (European Solidarity Corps Guide, Annex I – Glossary of Terms: Groups of young people):

Szolidaritási projektre pályázhat:

  • fiatalok legalább öt főből álló csoportja, amely a nemzeti jog értelmében nem rendelkezik jogi személyiséggel,
  • a csoporttagok életkora megfelel az Európai Szolidaritási Testület útmutatójában előírtnak (azaz 18–30 évesek),
  • a csoport egyik tagja vállalja a csoport képviselőjének szerepét, és felelősséget vállal az egész csoportért.

6. Egy befogadó szervezetet kell keresni, amely sikeres pályázás esetén a pénzügyi támogatást befogadja és rendelkezésetekre bocsájtja. A befogadó szervezetnek is szüksége van OID azonosítóra, ezért regisztrálnia kell az ORS felületén, ha az azonosítóval még nem rendelkezik korábbról, és ide fel kell tölteni a szervezeti hitelesítéshez szükséges dokumentumokat (a dokumentumom listáját ld. alább).

7. Pályázatbenyújtás előtt érdemes még egyszer átolvasnotok a pályázati útmutatóban lévő fontos tudnivalókat!

8. Ekkor következik a pályázati űrlap kitöltése, amelyhez csatolni kell a kért mellékleteket is:

fiatal_lanyok_tablet_tervezes

b) Ha a fiatalok csoportja nevében egy jogi személyiséggel rendelkező szervezet/intézmény a pályázó:

4. Ha a szervezet/intézmény még nem rendelkezik korábbról OID azonosítóval, regisztrálnia kell az Organisation Registration System felületén. Ehhez elsőként EU Login fiókot kell létrehoznia, amelyhez érdemes elolvasni az EU Logint bemutató segédanyagot.

Az ORS-re feltöltendő dokumentumok listája:

  • pénzügyi adatlap banki bélyegzővel és aláírással ellátva;
  • banki hitelesítés hiányában a pénzügyi adatlap mellé egy 60 napnál nem régebbi bankszámla kivonat;
  • jogi személyek ellenőrzéséről szóló nyilatkozat dátummal és aláírással ellátva;
  • a jogi nyilatkozat mellé: civil és gazdálkodó szervezetek 60 napnál nem régebbi bírósági kivonata vagy cégkivonata. Egyéb szervezet/intézmény esetében törzskönyvi kivonat vagy olyan hivatalos dokumentum, törvény, rendelet, ami az érintett jogalany nemzeti hatóság általi létrehozását tanúsítja.
  • Közpénz nyilatkozat
  • Közzétételi kérelem (összeférhetetlenség fennállása esetén)

5. A pályázatot a fiatalok csoportjának nevében a szervezet nyújtja be, ennek ellenére a pályázat szövegét a fiataloknak kell megfogalmazniuk. A pályázat megírása előtt érdemes még egyszer átolvasni a pályázati útmutatóban lévő fontos tudnivalókat!

6. A pályázati űrlap kitöltése, amelyhez csatolni kell a kért mellékleteket is:

  • a felelősségvállalási nyilatkozatot (Declaration on Honour), amely az űrlapból tölthető le és oda aláírás után visszacsatolandó.

Technikai hiba miatt sikertelen pályázati űrlap benyújtása

Ha pályázatbenyújtáskor központi rendszerproblémák merülnének fel, vagyis a webes űrlapon elkészített pályázatot technikai hibák miatt nem tudjátok benyújtani a pályázatbenyújtási határidőig, akkor az alábbiakat tudjátok megtenni. 

A hivatalos pályázatbeadás határidőt követő 24 órán belül jelezzétek a sikertelen benyújtás tényét a palyazatok_ifjusag@tpf.hu e-mail címen. A pályázatot csak akkor fogadjuk el, ha a határidőt követő 24 órán belül jeleztétek a sikertelen benyújtást a fenti címen, és bizonyítani tudjátok, hogy a megadott határidő előtt technikai okokból nem tudtátok benyújtani a pályázatot.

Az e-mailnek tartalmaznia kell:

1) ha nem érhető el az űrlap: 

  • a rendszer elérhetetlenségét bizonyító hibaüzenet képernyőképét;
  • a felmerült technikai hiba részletes leírását;
  • a pályázó szervezet vagy a pályázó fiatalok csoportjának nevét és OID azonosítószámát, a projekt címét és az űrlap azonosítószámát (FormID), ha utóbbi visszakereshető.

2) ha elérhető az űrlap, de nem nyújtható be a pályázat:

  • a pályázó  fiatalok csoportjának nevét és OID azonosítószámát, a projekt címét és az űrlap azonosítószámát (FormID);
  • a felmerült technikai hiba részletes leírását;
  • a webes űrlapon kitöltött pályázat pdf formátumban lementett példányát;
  • minden olyan fájl mellékletet, amelyet a pályázathoz csatolni kíván;
  • a rendszer által adott hibaüzenet képernyőképét (printscreen), amelyen látszik a FormID és az űrlap verziószáma is (csatolva, jpg formátumban).

Ha egy pályázatot többször is benyújtotok (pl. lemaradt csatolmány pótlása miatt), a nemzeti iroda mindig az utoljára, határidőn belül benyújtott verziót tekinti véglegesnek.

Ne hagyjátok a pályázat beadását az utolsó pillanatra, mert a rendszer túlterheltté válhat! Délben a pályázati rendszer automatikusan lezárul, azt követően nincs további lehetőség pályázásra.

Ha a kötelező mellékletek meghaladják a csatolható méretet, vagy a pályázat elektronikus benyújtása sikertelen (erről képernyőképet kell csatolni), ezeket a következő e-mail címre kell beküldeni: palyazatok_ifjusag@tpf.hu. Erre a hivatalos határidő lejártát követő 24 órán belül van lehetőség.

Jó tudni! A technikai problémák elkerülése és kiküszöbölése végett érdemes időről időre törölni a gyorsítótárból az előzményeket, és a legújabb űrlapverzióra frissíteni (Shift+F5-tel). Tapasztalataink szerint nem elég a Kezdőlapon (Opportunities -Open Calls - My Applications) frissíteni: akkor is fontos ezt megtenni, amikor beléptek az űrlapba.

fiu_dobbenten_nezi_a_laptopot



Pályázati eredmények

A szolidaritási projektek pályázati eredményei minden pályázatbenyújtási kör után 2,5-3 hónappal a linkre kattintva érhetők el. 



A befogadó szervezetek feladatai

Találtatok egy szervezetet, aki szívesen hozzájárulna a szolidaritási projektetek megvalósításához? Mindenképpen egyeztessétek a folyamattal járó feladatokat és felelősségeket! Ez az összefoglaló segíthet ebben:

Pályázás

A befogadó szervezetnek regisztrálnia kell az ORS (Organisation Registration System) felületen, ahol így meg tudja szerezni az Organisation ID-t (OID) - a szervezeti hitelesítéshez feltöltendő dokumentumok listáját ld. fent. Erre ez azonosítóra már a pályázat benyújtása előtt szükség van, mivel szerepelnie kell a Befogadó és felelősségvállalási nyilatkozaton, amelyet a szervezetnek kell kitöltenie és aláírnia. (Ha a szervezet korábbról már rendelkezik OID azonosítóval, akkor nem kell újból regisztrálnia az ORS felületén.) 

Szerződéskötés

A támogatási szerződés háromoldalú lesz, amelyet a csoport nevében a csoportvezető, valamint a nemzeti iroda és a befogadó szervezet köt meg. Ez azt jelenti, hogy a befogadó szervezet adatai is szerepelnek a szerződésben, és a képviselőjének is alá kell írnia a dokumentumot. A szerződésben az ORS felületén megadott szervezeti információk szerepelnek majd.

A szerződéskötés feltétele, hogy a befogadó szervezet az aláírt szerződéses dokumentumokkal együtt elpostázzon egy 30 napnál nem régebbi bírósági kivonatot, aláírási címpéldányt és egy két hónapnál nem régebbi NAV igazolást arról, hogy a befogadó szervezetnek nincs köztartozása. Emellett egy felhatalmazó levél is készül, amelyet a befogadó szervezetnek alá kell írnia és érvényesíttetnie a számlavezető pénzintézetnél, valamint ekkor kell elpostáznia a Befogadó és felelősségvállalási nyilatkozat eredeti példányát.

Megvalósítás

A projektmegvalósítás során a befogadó szervezetnek pénzügyi vonalon van feladata, szakmai téren viszont nincs dolga, a tevékenységeket a fiataloknak kell megvalósítani. 

A pénzügyi támogatás részleteit célszerű egy írásos megállapodásban rögzíteni a csoport és a befogadó szervezet között. A befogadó nyilatkozat szerint a szervezet a projektért anyagi felelősséget vállal – ennek pontos kereteibe a nemzeti iroda nem szól bele. A szolidaritási projekt kapcsán felmerülő költségek számláinak a befogadó szervezet nevére kell szólniuk, a könyvelésében pedig elkülönítetten szerepeltetni kell őket.

Beszámolás

A beszámoló elkészítése a megvalósító fiatalok csoportjának a feladata, azonban fontos, hogy az együttműködés a csoport és a befogadó szervezet között ebben az időszakban is megfelelő legyen. A beszámoló formai/pénzügyi hiánypótlásánál szükség lehet a befogadó szervezet segítségére is, ha valamit javítani vagy pótolni kell.

A pályázat lezárása

A befogadó szervezet a záróbeszámoló ellenőrzésének végén két értesítést kap:

1. Értesítés záróbeszámoló értékeléséről: ebben kapja meg a szakmai és pénzügyi ellenőrzés eredményét, láthatja a beszámolóra kapott pontszámot és szakmai értékelést, valamint a végső támogatási összeget. A végső támogatási összeg azt mutatja meg, mennyi az ellenőrzés eredményeként fennmaradó, még kiutalandó összeg (általános esetben ez a támogatási összeg fennmaradó 20 %-át jelenti), vagy alacsony pontszámmal bíró beszámoló esetén azt, hogy mekkora a nemzeti irodának visszautalandó összeg. Ezt a levelet nemcsak a befogadó szervezet, hanem a fiatalok csoportja is megkapja.

Visszautalás szükségessége esetén a nemzeti iroda tértivevényes postai levelet is küld a szervezetnek. A befogadó szervezetnek 30 napja van a visszautalás elindítására, vagy észrevételeik jelzésére, fellebbezés elindítására.

2. Értesítés pályázat lezárásáról: ez a projekt végső lezárólevele. A szerződéskötéskor kért banki Felhatalmazó levél tartalma ezzel szűnik meg. Az Értesítés záróbeszámoló értékeléséről levél után 30 nappal küldjük ki, az értesítést megkapja a fiatalok csoportja és a befogadó szervezet e-mailben, valamint postán is. Postán azért küldjük ki az értesítést, mert ezt a dokumentumot a befogadó szervezetnek be kell mutatnia számlavezető pénzintézeténél, hogy a bank a pályázatra vonatkozó beszedési megbízásra (inkasszóra) szóló felhatalmazást törölje.

lany_laptoppal_az_oleben