Önkéntes projekt megvalósítása és beszámolás

Támogatást kapott az önkéntes projektetek és szeretnétek tudni a következő lépéseket? Olvassátok el leírásunkat!

Infografika a pályázás lépéseiről

Pályázatbenyújtástól a szerződéskötésig



1) Szerződéskötés

Ha támogatott a pályázatotok, akkor a Tempus Közalapítvánnyal, a magyar nemzeti irodával kell szerződést kötnötök. A szerződéskötés folyamatával kapcsolatban kollégáink fogják keresni azt a kapcsolattartó személyt, akit a pályázatban megadtatok. 

Kérdés esetén ezen a címen tudtok érdeklődni: szerzodesek_ifjusag@tpf.hu.  

A korábbi évekre vonatkozó Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) tájékozódás céljából elérhetőek a linkre kattintva.

Alapokmány: azoknak a szervezeteknek, akik az Európai Szolidaritási Testületben szeretnének projektet megvalósítani, be kell tartaniuk az alapokmányban foglaltakat.

2) Megvalósítás

Európai Szolidaritási Testület portál – Placement Administration and Support System (PASS)

Az önkéntes projektben részt vevő fiataloknak az Európai Szolidaritási Testület portálján saját profilt kell létrehozniuk, és a tevékenység megkezdése előtt a portálon keresztül kapcsolódniuk kell a kiválasztott projekthez. Ennek folyamata:

  1. Szervezetként a Placement Administration and Support System (PASS) felületen keresztül meg kell hívnotok az önkéntest a projektre.
  2. Az önkéntesnek el kell fogadnia a meghívást, amit a profilján keresztül belépve az Európai Szolidaritási Testület portálon tud megtenni.
  3. Ezt követően kell a Beneficiary Module felületre importálni az önkéntes adatait (erről további részletek lejjebb görgetve A pályázatok követése és a beszámolás menete részben)
  4. Ezzel a lépéssel a rendszer automatikusan elküldi az önkéntes (portálon megadott) adatait a magánbiztosító részére. Erről lejjebb görgetve találtok további információkat.

Jó tudni! 

  • A PASS-on kizárólag a szerződéskötést követően válik elérhetővé a projekt leírása! Addig, amíg a PASS-ba nem kerültek át a projektadatok, nem tudtok önkéntest keresni, valamint nem tudjátok az önkéntest hozzákapcsolni a projekthez, és ezzel megkötni részére a biztosítást.
  • Az önkéntesnek fokozottan kell figyelnie azt az e-mail címet, amit az ESC portálra regisztrálva megadott. Ide érkezik majd minden központi információ (pl.: biztosítással, beszámolással kapcsolatos tudnivalók).

A portál emellett lehetővé teszi, hogy a fiatalok online képzéseken (General Online Training) vegyenek részt már az önkéntes tevékenység előtt.

Útmutató a PASS használatához

A projekt minőségének biztosítása

A projektmegvalósítás során az Európai Bizottság az alábbiakat biztosítja a szervezeteken keresztül az önkénteseknek:

  • Felkészítő Info kit a részt vevő fiataloknak (angol): segít a projektre való felkészülésben, általános képet ad a Testület rendszeréről. A dokumentum önkénteseknek való átadása kötelező!
  • Youthpass: egy eszköz és dokumentum, amely abban segíti a résztvevőket, hogy tudatosítsák, nyomon kövessék és dokumentálják a fejlődésüket projektjük során. (Segédanyag a Youthpassról a kulcskompetenciák nyomon követéséről és a tanulási folyamatról a részt vevő fiataloknak.)
  • General Online Training: a fiataloknak segít a felkészülésben a projekt megkezdése előtt, valamint készség- és kompetenciafejlesztésre nyújt lehetőséget különböző témákban (pl.: adománygyűjtés, projektmenedzsment).
  • Online Language Support (OLS) : a felhasználók saját igényeiknek megfelelően szabhatják személyre nyelvtanulási folyamatukat az OLS-sel. A felületen elérhetők videók a nyelvtani ismeretek bővítéséhez, vetélkedők az új készségek gyakorlásához, interaktív kártyák a szókincs fejlesztéséhez, valamint podcastok és webináriumok mobilitási lehetőségekről és interkulturális témákról. A felület emellett hangsúlyt helyez arra is, hogy összekapcsolja a felhasználókat, hogy megoszthassák egymással nyelvtanulási tapasztalataikat. 

Résztvevők meghívása az OLS használatára
Az OLS jelenleg fejlesztés alatt áll, így az átmeneti időszakban a támogatott önkéntes projekttel rendelkező szervezetek a mobilitás résztvevőit az itt elérhető minta e-mail alapján tudják meghívni a nyelvi kurzus használatára. Jelenleg a mobilitás résztvevői a levélben szereplő linken keresztül tudnak bejelentkezni (EU login), és részt venni az online nyelvi kurzuson egy általuk kiválasztott nyelven, amely a projekt munkanyelve kell, hogy legyen.
A szervezetek dashboard felülete, amelyen keresztül a projektjeikhez tudják kapcsolni a részt vevő fiatalokat és nyomon tudják követni a fiatalok nyelvtanulását hamarosan elkészül. Erről a felület automatikus értesítést küld majd az érintett szervezeteknek (a pályázáskor megadott OLS kontakt személy e-mail címén). 

  • Mentorálás: ennek biztosítása a pályázó szervezet kötelessége. Célja a fiatalok támogatása tanulási folyamatukban és személyes fejlődésükben a projekt során. Kapcsolódó részletek a pályázati útmutatóban. Jó tudni! A magyar nemzeti iroda képzéseket is biztosít mentoroknak, amelyről érdeklődni lehet az esc@tpf.hu email címen, valamint mentor adatbázist tart fenn, ahol tapasztalt mentorokat tudtok keresni önkéntesetek mellé.
  • Biztosítás: az önkénteseknek biztosítással kell rendelkezniük a projekt alatt. Azoknak, akik nemzetközi projektben vesznek részt, meg kell szerezniük az Európai Egészségügyi Kártyát. Az egészségügyi kártyával a résztvevők az EGT-tagállamokban ugyanolyan feltételek mellett vehetik igénybe az orvosilag szükséges ellátásokat, mint az adott ország lakói. 
    Az Európai Bizottság ezen felül szerződésben áll egy magánbiztosítóval, a Hennerrel. Ez Európai Egészségügyi Kártyával rendelkező önkénteseknek kiegészítő szolgáltatásként vehető igénybe. Ha az önkéntes nem jogosult az ingyenes Európai Egészségügyi Kártyára vagy a fogadó ország egészségügyi rendszere nem fedezi az orvosilag szükséges kezelést, a Henner teljeskörű biztosítást nyújt. A biztosítás megkötése a pályázó szervezet feladata.

Általános tájékoztató a Henner biztosítóról (angol)

  • Önkéntes találkozók: az önkéntesség során kiemelten fontos, hogy a résztvevőknek különböző fejlődési lehetőségei legyenek. Ennek érdekében projektjük során különböző tréningeken is részt vesznek.
    • Kiutazásuk előtt a projektben részt vevő szervezetek készítik fel az önkénteseket az őket váró élményre, és adják át a szükséges információkat.
    • A megérkezés utáni találkozót a nemzeti irodák szervezik, a Magyarországon önkénteskedő fiataloknak a Tempus Közalapítvány. Erre hivatalos minden olyan fiatal, aki 2 hónapnál hosszabb projektben vesz részt. Fő célja, hogy segítse az önkénteseket a fogadó ország kultúrájába való adaptálódásban, illetve felkészítse őket az Európai Szolidaritási Testületben való aktív részvételre, jogaikra és kötelezettségeikre. 
    • A félidős értékelő találkozót is a nemzeti irodák szervezik. Erre a tréningre körülbelül a projektje felénél meghívást kap minden olyan fiatal, aki 6 hónapnál hosszabb ideig önkénteskedik. Fő célja, hogy segítse a fiatalt reflektálni az átélt tapasztalatokra, tudatosítsa a tanulási folyamatot és a fejlődését.
    • Projektjük után az önkéntesek küldő országukban egy éves eseményen is részt vehetnek, amely során más volt önkéntesekkel találkozhatnak, feldolgozhatják önkéntességük élményeit.

Jó tudni! A magyar nemzeti iroda szervezi a hazatérő volt önkénteseknek az éves találkozóját, az ESC Aftert. Arra bíztatunk minden támogató szervezetet, hogy ezt az eseményt népszerűsítse azon önkéntesek körében, akiket külföldre küldtek. Az esemény felhívását minden évben közzétesszük honlapunkon, és elküldjük a támogató szervezeteknek.

Kommunikáció a projektről

Bizottsági elvárás, hogy az önkéntesprojektek megvalósítása közben és után hírt is adjatok a projektetekről, valamint láthatóvá tegyétek a programot. A kommunikációval kapcsolatos elvárásokról és tippekről a Kommunikáció a projektről menüben olvashattok többet!

3) A projektek nyomonkövetése és a beszámolás

Fontos! A beszámolás előkészítése már a projekt elején megkezdődik. A résztvevő kiválasztása után követlenül, de legkésőbb két héttel a tevékenységük megkezdése előtt rögzíteni kell az önkéntessel és a tevékenységével kapcsolatos információkat a beszámolást segítő felületben, a Beneficiary Module-ban.

Beneficiary Module

A Beneficiary Module az Európai Bizottság által kifejlesztett projektkövetést és beszámoló készítést támogató webes eszköz az Európai Szolidaritási Testület kedvezményezettjeinek. A projekttel kapcsolatos legfontosabb adatokat (partnerek, projektidőszak, megítélt támogatás összege stb.) tartalmazza a támogatási szerződéssel összhangban.

A Beneficiary Module:

  • felületén a tevékenységek résztvevőnkénti felvételére van szükség. A mobilitás megkezdése előtt fel kell vinni a felületre a mobilitás adatait (pl. időtartamát, résztvevőjét és profilját, kapcsolódó rendkívüli támogatást stb.). Ez a nemzeti irodának lehetővé teszi a megvalósítás nyomonkövetését, valamit ezáltal láthatóvá válik a mobilitásokhoz kapcsolódó tényleges költségvetés a felület kalkulációja mentén;
  • kérdőíves beszámolókat generál a résztvevőknek (a résztvevői kérdőív sablonok évenkénti bontásban elérhetők a linkre kattintva);
  • valamint lehetővé teszi a felvitt adatok alapján a pályázati beszámoló elkészítését (a szakmai beszámoló űrlap sablonok évenkénti bontásban elérhetőek a linkre kattintva).

Útmutató a Beneficiary Module használatáról

A Beneficiary Module eléréséhez az EU Login azonosítóval kell belépnetek. Ez az az azonosító, amellyel a pályázó szervezetek az Európai Szolidaritási Testület platformra is be tudnak lépni.

Fontos! A projekt eléréséhez azzal az e-mail címmel kell belépnetek, amelyikre a Beneficiary Module az automatikus értesítést küldte. Ez az az e-mail cím, amit a pályázatban kapcsolattartásra megadtatok. Ha ehhez az e-mail címhez nem tartozik EU Login fiók, létre kell hozni egyet, hogy hozzáférjetek a pályázathoz. EU Login regisztrálás a linkre kattintva lehetséges.

A pályázatok követése és a beszámolás menete

1. A projekt kezdetekor (amikor az e-mailes automatikus értesítést megkapjátok a felület elérhetőségéről) be kell lépnetek a Beneficiary Module-ba. Itt ellenőriznetek kell a meglévő adatokat:

  • a szerződés adatait a Részletek menüpontban,
  • a partnerek számát és nevét a Részt vevő szervezetek/intézmények menüpontban,
  • valamint a megítélt támogatás összegét a Költségvetés menüpontban.

2. Ezután a Tevékenységek menüpontban rögzítenetek kell, milyen tevékenységeket fogtok megvalósítani (szerződés I. sz. melléklete), majd a Résztvevők menüpontban az Európai Szolidaritási Testület portálról át kell emelnetek a résztvevők alapadatait. A Részvételek menüpontban tudjátok részletezni az adott önkénteshez kapcsolódó információkat (pl.: mettől meddig vett részt a projektben stb.), jelezve az esetleges változásokat.

Fontos! A projekt akkor válik elérhetővé a Beneficiary Module felületen, amikor a szerződést mindkét fél aláírta! Ezt követően lesz lehetőségetek az Európai Szolidaritási Testület portálján (Placement Administration and Support System -PASS) regisztrált fiatalokat meghívni a projektre a Meghívók kiküldésével. Hamarabb erre nincs lehetőség! 

Amikor a fiatalok elfogadták a meghívót, akkor tudjátok az adataikat átemelni a PASS-ból a Beneficiary Module felületére, majd a megfelelő adatok rögzítése után, a biztosítás megjelölésével küldi el a rendszer az adatokat a Henner Biztosítónak. Ezek a lépések szükségesek ahhoz, hogy a Henner magánbiztosítást az önkéntes megkapja!

3. Az adatvédelmi szabályok miatt az az információ, hogy egy kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevő milyen nehézséggel néz szembe, nem kapcsolódhat közvetlenül a megnevezett személyhez. Ezért, ha a projektben kevesebb lehetőséggel rendelkező fiatalok vesznek részt, akkor az ehhez kapcsolódó információkat a Kevesebb lehetőséggel rendelkező menüpontban kell összefoglalnotok. Ezeket az adatokat a rendszer nem tölti ki automatikusan a résztvevők adatai alapján.

4. Az összes résztvevő felvitelét követően a Költségvetés fülön kell ellenőriznetek, hogy az eddig felvitt adatok alapján kalkulált összeg megfelelő-e. Ha eltérést tapasztaltok az elszámolni kívánt összegtől, akkor a Részvételek oldalon kell javítani az adatokat.

5. A záróbeszámoló részeként a tevékenység végén az önkéntesek egy kérdőívet kapnak e-mailben, amely a benyújtást követően megjelenik a rendszerben. A kérdőívet a rendszer addig nem küldi ki, amíg az önkénteshez kapcsolódó adatok a Részvételek menüben nincsenek véglegesítve! A kitöltött kérdőíveket a záróbeszámoló benyújtása előtt megtekinthetitek a Részvételek menüpontban. A kérdőíveket a nemzeti iroda is ellenőrzi a beszámoló értékelése során. Résztvevői kérdőív sablonok évenkénti bontásban elérhetők a linkre kattintva.

6. A szakmai beszámoló elkészítése a Beszámolók menüpontban történik a projekt végeztével, minden adat felvitele után. A tartalmi részek kitöltése és a megfelelő bizonylatok elektronikus becsatolása után a Benyújtás gombra kattintva nyújthatjátok be a beszámolót. A benyújtást követően a felvitt adatokat már nem tudjátok módosítani. A szakmai beszámoló űrlap sablonok évenkénti bontásban elérhetőek a linkre kattintva.

Problémák a Beneficiary Module használata közben

Ha valamilyen probléma merül fel a Beneficiary Module használata közben, olvassátok el a Beneficiary Module útmutatót. Ha az útmutatóban nem találtok megoldást a problémára, forduljatok hozzánk a hibabejelento.tpf.hu oldalon. Ha szakmai vagy pénzügyi kérdés merülne fel a beszamolas_ifjusag@tpf.hu címen éritek el a nemzeti iroda munkatársait.

Általános tudnivalók a beszámoló elkészítéséhez

A támogatott pályázatok beszámolásával és a költségek elszámolhatóságával kapcsolatos részletes tudnivalókról a linkeken lehet tájékozódni:

Fontos, hogy arra az évre vonatkozó általános útmutatót vegyétek alapul, amelyik évben a pályázatotokat benyújtottátok!