Önkéntes projekt megvalósítása és beszámolás

Támogatást kapott az önkéntes projektetek és szeretnétek tudni a következő lépéseket? Olvassátok el leírásunkat!

Ha szervezetednek az Európai Szolidaritási Testület 2018-2020-as programciklusában támogatott, még futó projektje van, bővebb tájékoztatást a projektmegvalósításról a http://eusolidaritycorps.hu/ weboldalon találsz!

1) Szerződéskötés

Ha támogatott a pályázatotok, akkor a nemzeti irodával kell szerződést kötnötök. Ehhez érdemes elolvasni ezeket a dokumentumokat:

Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF) 2021

• I.sz. Melléklet – Általános feltételek – Európai Szolidaritási Testület (egy kedvezményezett)

Alapokmány: azoknak a szervezeteknek, akik az Európai Szolidaritási Testületben szeretnének projektet megvalósítani, be kell tartaniuk az alapokmányban foglaltakat.

2) Megvalósítás és Beszámolás

Európai Szolidaritási Testület portál – Placement Administration and Support System (PASS)

Az önkéntes projektben résztvevő fiataloknak az Európai Szolidaritási Testület portálján saját profilt kell létrehozniuk, és a tevékenység megkezdése előtt a portálon keresztül kapcsolódniuk kell a kiválasztott projekthez. Ehhez szervezetként az oldalon keresztül meg kell hívnotok az önkéntest a projektre, az önkéntesnek pedig el kell azt fogadnia. Ez a lépés kiemelten fontos: az önkéntes így kaphatja meg a Cigna magánbiztosítást, az adatai pedig így emelhetők át a beszámolást lehetővé tevő Beneficiary Module-ba!

Jó tudni! A portálon megadott e-mail címre érkezik majd minden központi (pl.: biztosítással, beszámolással kapcsolatos) információ.

A portál emellett lehetővé teszi, hogy a fiatalok online képzéseken (Genaral Online Training) vegyenek részt.

>> Útmutató a PASS használatához

A projekt minőségének biztosítása

A projektmegvalósítás során az Európai Bizottság az alábbiakat biztosítja a szervezeteken keresztül az önkénteseknek:

• Felkészítő Info kit résztvevő fiataloknak (angol): segít a projektre való felkészülésben, általános képet ad a Testület rendszeréről. A dokumentum átadása az önkénteseknek kötelező!
• Youthpass: egy eszköz és dokumentum, amely abban segíti a résztvevőket, hogy tudatosítsák, nyomon kövessék és dokumentálják a fejlődésüket projektjük során. (Segédanyag a Youthpassról a kulcskompetenciák nyomon követéséről és a tanulási folyamatról a részt vevő fiataloknak.)
• General Online Training: a fiataloknak segít a felkészülésben a projekt megkezdése előtt, valamint készség- és kompetenciafejlesztésre nyújt lehetőséget különböző témákban (pl.: adománygyűjtés, projektmenedzsment).
• Online Linguistic Support: az OLS segítségével a projektjük megvalósításához szükséges nyelvet tudják fejleszteni a fiatalok. A szintfelmérőt minden résztvevő eléri, kitöltése kötelező. Jó tudni! Az OLS használatát már a pályázat benyújtásakor meg kell igényelnetek. Az OLS elérhetőségéről külön értesítést fogtok kapni. A rendszer használatához minden szükséges tájékoztató dokumentum az OLS Támogatás menüpontja alatt érhető el.
• Mentorálás: ennek biztosítása a pályázó szervezet kötelessége. Célja a fiatalok támogatása tanulási folyamatukban és személyes fejlődésükben a projekt során. Kapcsolódó részletek a pályázati útmutatóban. Jó tudni! A magyar nemzeti iroda képzéseket is biztosít mentorok számára, amelyről érdeklődni lehet az esc[kukac]tpf.hu email címen.
• Biztosítás: az önkénteseknek biztosítással kell rendelkezniük a projekt alatt. Azoknak, akik nemzetközi projektben vesznek részt, meg kell szerezniük az Európai Egészségügyi Kártyát. Az egészségügyi kártyával a résztvevők az EGT-tagállamokban ugyanolyan feltételek mellett vehetik igénybe az orvosilag szükséges ellátásokat, mint az adott ország lakói. 
  Az Európai Bizottság ezen felül szerződésben áll egy magán biztosítóval, a Hennerrel. Ez kiegészítő szolgáltatásként vehető igénybe azokban az esetekben, amikor az önkéntes nem jogosult az ingyenes Európai Egészségügyi Kártyára vagy a fogadó ország egészségügyi rendszere nem fedezi az orvosilag szükséges kezelést. A biztosítás megkötése a pályázó szervezet feladata.
  Jó tudni! A 2023. február 8. előtt megkezdett projektek önkéntesei még a Cigna biztosító szolgáltatásait vehetik igénybe.

>> Általános tájékoztató a Henner biztosítóról (angol)

>> Általános tájékoztató a Cigna biztosításról (magyar)

>> Általános tájékoztató a Cigna biztosításról (angol)

• Tréningek: az önkéntesség során kiemelten fontos, hogy a résztvevőknek különböző fejlődési lehetőségei legyenek. Ennek érdekében projektjük során különböző tréningeken is részt vesznek.

     o Kiutazásuk előtt a projektben részt vevő szervezetek készítik fel az önkénteseket az őket váró élményre, és adják át a szükséges információkat.

     o A megérkezés utáni képzést a nemzeti irodák szervezik, a Magyarországon önkénteskedő fiataloknak a magyar nemzeti iroda. Erre hivatalos minden olyan fiatal, aki 2 hónapnál hosszabb projektben vesz részt. Fő célja, hogy segítse az önkénteseket a fogadó ország kultúrájába való adaptálódásban, illetve felkészítse őket az Európai Szolidaritási Testületben való aktív részvételre, jogaikra és kötelezettségeikre.

     o A félidős értékelő találkozót is a nemzeti irodák szervezik. Erre a tréningre körülbelül a projektje felénél meghívást kap minden olyan fiatal, aki 6 hónapnál hosszabb ideig önkénteskedik. Fő célja, hogy segítse a fiatalt reflektálni az átélt tapasztalatokra, tudatosítsa a tanulási folyamatot és a fejlődését.

     o Projektjük után az önkéntesek küldő országukban egy éves eseményen is részt vehetnek, amely során más volt önkéntesekkel találkozhatnak, feldolgozhatják önkéntességük élményeit.

Jó tudni! A magyar nemzeti iroda szervezi a hazatérő volt önkénteseknek az éves találkozóját, az ESC Aftert. Arra bíztatunk minden támogató szervezetet, hogy ezt az eseményt népszerűsítse azoknak az önkénteseknek, akiket külföldre küldtek. Az esemény felhívását minden évben közzétesszük honlapunkon, és elküldjük a támogató szervezeteknek.

Kommunikáció a projektről

Bizottsági elvárás, hogy az önkéntesprojektek megvalósítása közben és után hírt is adjatok a projektetekről, valamint láthatóvá tegyétek a programot. A kommunikációval kapcsolatos elvárásokról és tippekről a Kommunikáció a projektről menüben olvashattok többet!

3) Beszámolás

Fontos! A beszámolás előkészítése már a projekt elején megkezdődik. A résztvevő kiválasztása után követlenül, de legkésőbb két héttel a tevékenységük megkezdése előtt rögzíteni kell az önkéntessel és a tevékenységével kapcsolatos információkat a beszámolást segítő felületben, a Beneficiary Module-ban.

Beneficiary Module

A Beneficiary Module az Európai Bizottság által kifejlesztett projektkövetést és beszámoló készítést támogató webes eszköz az Európai Szolidaritási Testület kedvezményezettjeinek. A projekttel kapcsolatos legfontosabb adatokat (partnerek, projekt időszak, megítélt támogatás összege stb.) tartalmazza a támogatási szerződéssel összhangban.

A Beneficiary Module:

• lehetővé teszi a tevékenységek résztvevőnkénti felvételét. Így jelölhetitek, ha a mobilitások során bármilyen változás történt, különös tekintettel a költségvetést is érintő változásokra (távolságsáv, rendkívüli költség),
• kérdőíves beszámolókat generál a résztvevők számára,
• valamint lehetővé teszi a felvitt adatok alapján a pályázati beszámoló elkészítését.

>> Útmutató a Beneficiary Module használatáról

A Beneficiary Module eléréséhez az EU Login azonosítóval kell belépnetek. Ez az az azonosító, amellyel a pályázó szervezetek az Európai Szolidaritási Testület platformra is be tudnak lépni.

Fontos! A projekt eléréséhez azzal az e-mail címmel kell belépnetek, amelyikre a Beneficiary Module az automatikus értesítést küldte. Ez az az e-mail cím, amit a pályázatban kapcsolattartásra megadtatok. Ha ehhez az e-mail címhez nem tartozik EU Login fiók, létre kell hozni egyet, hogy hozzáférjetek a pályázathoz. EU Login regisztrálás a linkre kattintva lehetséges.

A pályázatok követése és a beszámolás menete:

1. A projekt kezdetekor (amikor az e-mailes automatikus értesítést megkapjátok a felület elérhetőségéről) be kell lépnetek a Beneficiary Module-ba. Itt ellenőriznetek kell a meglévő adatokat:

• a szerződés adatait a Projekt részletei menüpontban,
• a partnerek számát és nevét a Szervezetek menüpontban,
• valamint a megítélt támogatás összegét a Költségvetés menüpontban.

2. Ezután a Tevékenységek menüpontban rögzítenetek kell, milyen tevékenységeket fogtok megvalósítani (szerződés II. sz. melléklete), majd a Résztvevők menüpontban az Európai Szolidaritási Testület portálról át kell emelnetek a résztvevők alapadatait. A Részvételek menüpontban tudjátok részletezni az adott önkénteshez kapcsolódó információkat (pl.: mettől meddig vett részt a projektben stb.), jelezve az esetleges változásokat.

3. Az adatvédelmi szabályok miatt az az információ, hogy egy kevesebb lehetőséggel rendelkező résztvevő milyen nehézséggel néz szembe, nem kapcsolódhat közvetlenül a megnevezett személyhez. Ezért, ha a projektben kevesebb lehetőséggel rendelkező fiatalok vesznek részt, akkor az ehhez kapcsolódó információkat a Kevesebb lehetőség menüpontban kell összefoglalnotok. Ezeket az adatokat a rendszer nem tölti ki automatikusan a résztvevők adatai alapján.

4. Az összes résztvevő felvitelét követően a Költségvetés fülön kell ellenőriznetek, hogy az eddig felvitt adatok alapján kalkulált összeg megfelelő-e. Ha eltérést tapasztaltok az elszámolni kívánt összegtől, akkor a Részvételek oldalon kell javítani az adatokat.

5. A tevékenység végén a résztvevők egy kérdőívet kapnak e-mailben, amelyet kitöltve visszaküldenek a rendszerbe. A kérdőívet a rendszer addig nem küldi ki, amíg az önkénteshez kapcsolódó adatok a Részvételek menüben nincsenek véglegesítve! A kitöltött kérdőíveket a záróbeszámoló benyújtása előtt megtekinthetitek a Részvételek menüpontban. A kérdőíveket a nemzeti iroda is ellenőrzi a beszámoló értékelése során.

6. A szakmai beszámoló elkészítése a Beszámolók menüpontban történik a projekt végeztével, minden adat felvitele után. A tartalmi részek kitöltése és a megfelelő bizonylatok elektronikus becsatolása után a Benyújtás gombra kattintva nyújthatjátok be a beszámolót. A benyújtást követően a felvitt adatokat már nem tudjátok módosítani. 

Problémák a Beneficiary Module használata közben

Ha valamilyen probléma merül fel a Beneficiary Module használata közben, olvassátok el a Beneficiary Module útmutatót. Ha az útmutatóban nem találtok megoldást a problémára, forduljatok hozzánk!

A Beneficiary Module működésének átmeneti időszakára hozott intézkedések:

Az Európai Bizottság tájékoztatása szerint 2022 február végén lesz elérhető a Beneficiary Module összes funkciója.

Jelenleg a csak a szolidaritási projektek (ESC30) érhetők el a Beneficiary Module-ban, az önkéntességhez tartozó keretlehívás (ESC51) még fejlesztés alatt áll.

Jelenleg hiányzó funkciók:

• mellékletek feltöltésének lehetősége,
• beszámoló űrlap.

Amíg a Beneficiary Module-ban nem érhető el minden funkció, az Európai Bizottság által kért eljárást követjük. Erről külön értesítést küldünk az érintett pályázóknak, mellékelve a kitöltendő beszámoló űrlapot és tájékoztatva őket a mellékletek beküldési módjáról is.

Általános tudnivalók a beszámoló elkészítéséhez

A támogatott pályázatok beszámolásával és a költségek elszámolhatóságával kapcsolatos részletes tudnivalókról a linkeken lehet tájékozódni:

• Általános tudnivalók a beszámoló elkészítéséhez - 2023
• Általános tudnivalók a beszámoló elkészítéséhez - 2022
• Általános tudnivalók a beszámoló elkészítéséhez - 2021