Kommunikáció a projektről
A projektről való kommunikáció megtervezésének szempontjai és az előírt arculati követelmények
Nemcsak a minőségi projektmegvalósítás fontos, hanem a projektről való híradás is. Már pályázáskor be kell adnotok egy kommunikációs tervet, azonban ez nem pusztán egy kötelező elem: a szervezetetek is profitálhat abból, ha nő a híre. Lássuk, mik a jó kommunikáció alapjai!
A kommunikációról
Az EU által támogatott projektek esetén fontos, hogy minél szélesebb körhöz eljusson a projektek eredményeinek híre, és így minél láthatóbbá váljon a tevékenység, valamint maga a támogató program, ez esetben a Szolidaritási Testület is. Az eredmények széleskörű terjesztését a láthatóság növelése érdekében disszeminációnak hívjuk. A hatékony disszemináció egy jól átgondolt kommunikációs terven alapul, amely nemcsak azokat a lépéseket tartalmazza, amelyeket az eredmények terjesztésekor tesztek meg, hanem azokat a tevékenységeket is, amelyeket a projekt kezdetétől, annak megvalósításán át, a disszeminációig valósítotok meg a hatékony kommunikáció érdekében.
A kommunikációs tevékenység növelheti tehát a projekt vagy annak eredményeinek láthatóságát, a szervezet/intézmény ismertségét, de akár lehet egyszerű figyelemfelkeltés is a projekt témájára. Bár kommunikációs tervet kötelező készíteni a pályázat benyújtásához, pályázóként ti is nagymértékben profitáltok belőle, hiszen ez promóciós lehetőséget jelent. Egy színvonalas projekt és annak kommunikációja a releváns célcsoportok felé megkönnyítheti a kapcsolatépítést, a tagok toborzását és növelheti a szervezet hírnevét.
A kommunikációs terv kidolgozása során szem előtt kell tartani az arányosság elvét: nagyobb ívű projektekhez alaposabb kommunikációs tervet kell kidolgoznotok, hiszen ez biztosítja, hogy a projekt tényleg eléri a célcsoportot, (ha releváns) a döntéshozókat és a szélesebb körű közönséget a projekt megvalósítása közben és után.
Arculati és kommunikációs követelmények
Az Európai Szolidaritási Testület által támogatott projekteknél felmerülnek bizonyos arculati elvárások, amiket a pályázói kommunikációba is szükséges beépíteni.
Láthatóan fel kell tüntetnetek, hogy európai uniós támogatásban részesültök minden kommunikációs anyagban és tevékenység során, legyen szó eseményekről, weboldalakról vagy kiadványokról. Az Európai Unió jelképének (embléma) szerepelnie kell minden kommunikációs anyagon. Az embléma használati követelményekről a Use of the EU emblem in the context of EU programmes 2021-2027 dokumentumból lehet többet megtudni. A dokumentum letölthető honlapunkról magyarul és angolul, valamint ennél több nyelven is elérhető a Bizottság dokumentumtárjában.
A kommunikációs követelményekről a letölthető logókat és az arculati elvárásokat tartalmazó oldalon (lásd: A kedvezményezettekre vonatkozó terjesztési követelmények c. rész), valamint a pályázati útmutatóban olvashattok többet.
Az EU-s embléma innen tölthető le.
Fontos: a Tempus Közalapítvány logóját kizárólag a Tempus Közalapítvány használhatja!
Arculat- és márkaépítés szempontjából hasznos, ha a szervezetnek is van egyéni logója (sőt, egy adott projektet is kaphat saját logót), ám ez nem kötelező.
Pár tipp a sikeres kommunikációhoz
Kommunikációs terv ne azért készüljön, mert kötelező leadni valamit! Legyen átgondolt, illeszkedjen a projekt- és a szervezeti célokhoz és legyen hasznos hosszú távon, a projekt lezárása után is. Cél lehet például figyelemfelkeltés, személyes történetek megosztása, különböző társadalmi értékek népszerűsítése vagy akár partnerségek kiépítése is.
A tervben meg kell határozni azt is, ki a célcsoport. Széleskörben kell terjeszteni az adott információt, vagy specifikus csoportra érdemes lőni? A projekt célkitűzései alapján jó lenne bevonni a sajtót vagy döntéshozókat? Kiknek, mikor és mit kéne kommunikálni? Minél konkrétabban határozzátok meg a projekt során elérni tervezett célcsoportot vagy célcsoportokat, hiszen így lehet felmérni az igényeiket! Például, ha támogató szervezetként potenciális magyar résztvevőket akartok elérni, akkor a „fiatalok” mint célcsoport elég tág, de a „helyi gimnáziumban tanuló végzős diákok” már egy releváns megközelítés lehet.
A célcsoport meghatározza, hogy milyen eszközön zajlik a kommunikáció. Online vagy offline? Melyik közösségi média felület a legmegfelelőbb? Saját eseményt érdemes létrehozni vagy a partnerrel közöst megvalósítani, esetleg egy önálló konferenciához/fesztiválhoz/állásbörzéhez csatlakozni? Jó azt is végiggondolni, milyen eszközöket és felületeket használtok már szervezetként, és ezek kiaknázásával megtervezni a kommunikációt. Tipp! Közösségi médián használjátok a program hivatalos hashtagjét: #EUSolidarityCorps!
Érdemes nyomon követni, hogyan alakulnak a tevékenységek, mennyi emberhez jut el az információ és tényleg a kinézett célcsoportot éri-e el, és helyet hagyni a tervben az időközi változtatásokra, igazításra.
Nem szabad elfelejtkezni a már meglévő erőforrásokról. A résztvevő önkénteseknek és a projektpartnereknek is legyenek kommunikációs feladataik, nem kell mindent nektek intézni! Az Európai Unió is biztosít megjelenési lehetőségeket, ilyen például a European Solidarity Corps Projects adatbázis, amelybe a támogatott projektek kerülnek fel nemzetközi szinten. Ezzel kapcsolatban jó tudni, hogy minden támogatott projekt automatikusan kerül az adatbázisba. Leírásként a projekt rövid, angol összefoglalója szolgál, így ezt pályázáskor közérthetően és gördülékenyen fogalmazzátok meg! A projektadatbázis partnerkeresés és inspirációszerzés szempontjából is hasznos lehet. A projektek, a személyes történetek terjesztésében, valamint résztvevőtoborzásban pedig akár az Eurodesk hálózat is segíthet.
A kommunikáció nem a projekt végén kezdődik; a megvalósulás előtt, a projekt közben és a lezárás után is szükség van kommunikációs tevékenységre. Érdemes végiggondolni, hogy a projekt egyes mérföldköveihez érve milyen kommunikációs tevékenységre lehet szükségetek. Például:
- a projekt megvalósítása előtt: a résztvevők toborzása, kapcsolatrendszer kiépítése;
- a projekt közben: híradás a projekt alakulásáról (pl.: a résztvevők vezethetnek blogot vagy vlogot az élményeikről, hírt oszthattok meg a nagyobb eseményekről, stb.);
- a projektet követően: megkezdődhet az eredménykommunikáció, a személyes történetek, beszámolók megosztása.
A jó minőségű tartalom előállítása fontos és tudatosan készülni kell rá. Ha mondjuk workshopokat szerveznek az önkéntesek, akkor érdemes egy jó kamerával minőségi fényképeket és videókat készíteni róluk, hogy ezeket a felvételeket a következő projekt tagtoborzásához vagy az önkéntesek történeteinek megosztásához használni tudjátok. Jó, ha előre meghatározzátok, hogy milyen kommunikációs anyagra lesz később szükség (pl.: legyen jó csoportkép, készüljenek közeli felvételek a workshop közben a résztvevők kezéről, az esemény hangulatát sikerüljön elkapni, stb.)!
A kommunikáció legyen kétoldalú. A kommentekre, kérdésekre mindig válaszoljatok, örüljetek a megosztásoknak, próbáljatok interaktív online kommunikációra törekedni!
Hasznos anyagok
Számtalan hasznos anyaggal igyekszünk segíteni a kommunikációs munkátokat.
Segédanyagok
Bár elsősorban Erasmus+ pályázóknak szól, nektek is hasznos lehet ez a kommunikációs tippgyűjtemény, amely az online és az offline kommunikáció megtervezését segíti.
Kreatív munkalap
A kommunikáció megtervezéséhez hasznos alapot adhat ez a kreatív munkalap.
Miben tudunk segíteni nemzeti irodaként?
Mi is igyekszünk terjeszteni a projektek és a projekteredmények hírét.
Várjuk a projektek híreit!
Szívesen megosztjuk a projektek híreit, esetleg felhívásait különböző platformjainkon. Facebook oldalunkat immár több mint 13 000 ember követi, a Tempus Közalapítvány központi hírlevelére pedig több mint 5000-ren iratkoztak fel. Emellett hosszabb, cikkszerű híreket honlapjainkon is meg tudunk jelentetni.
A megosztani kívánt híreket az erasmushirek@tpf.hu e-mail címre várjuk!
A sikeres projekteket cikkekben népszerűsítjük
A kiemelkedő sikereket elérő projekteket, projekteredményeket interjúk, cikkek, videók formájában szoktuk népszerűsíteni Projektélmények aloldalunkon.